Die Dokumentenverwaltung ist neben der Finanzbuchhaltung eines der zentralen Programm-Teile von BBasic. Alle Bereiche - sei es die Kundenverwaltung, die Artikelverwaltung, die Finanzbuchhaltung ... greifen auf die Dokumentenverwaltung zu.

Die Dokumentenverwaltung vereint qausi alle Dokumente (virtuelle wie Lieferschein und Rechnung - die jedesmal neu generiert werden) und Dateien wie Briefe, EMails etc.

d.h.

• es ist sehr ungeschickt die Dokumentenverwaltung nicht zu nutzen
• Viele Dokumente werden voll automatisch in der Dokumentenverwaltung abgelegt.
  Das sind insbesondere alle Briefe und Ausgangsrechnungen
• Eingangsrechnungen werden mit nur einem zusätzlichen Click in der Dokumentenverwaltung abgelegt.
• Gescannte Dokumente können mit OCR automatisch gelesen werden
• Die Dokumentenverwaltung kann auch Dateien aus anderen Programmen verwalten.
  z.B. technische Pläne, Excel und Word  Dateien etc.... (Drag and Drop oder einzelen Datein per Menu)
• Dokumente in der Dokumentenverwaltung sind deutlich besser gesichert gegen Ransom-Ware etc. wenn unser Sicherungskonzept genutzt wird (siehe Datensicherheit)
• Auch interessant: Die Vertragsverwaltung

Dokumente werden auch gespeichert zur Archivierung und zur Dokumentenverteilung

 

 

Akten und Dokumente

Was sind Akten

Akten sind wie Aktenordner im richtigen Leben. Hierachisch - also Baumartig aufgebaut.

Anders als im richtigen Leben kann jeder Akt jedoch bis zu 9 "Väter" (Regal-Stellpätze) gleichzeitig haben und bliebig viele "Kinder" (Unterteilungen) haben.
Mehrere "Väter" bedeutet, daß der Akt mehrfach als Kopie erscheint.

So könnte ein Akt "Klage Finanzgericht" im Ordner "Finanzamt/Steuern" und im Akt "Finanzgericht München" gleichzeitig abgelegt werden.

Akten sind letztlich nur Ordnungs-Hilfen - so wie ein Aktenordner im richtigen Leben.

Akten werden zu grossen Teilen voll automatisch angelegt.

• Insbesondere wird für jeden Kunden,
• jeden Mieter und
• jeden Lieferanten
• jede Wohnung und jedes Haus automatisch ein Akt angelegt.

Sonstige Akten oder Unterakten wie einen Akt "Finanzamt, Steuern" kann man jederzeit in der Dokumentenverwaltung über "Akt anlegen" hinzufügen. Man kann beliebig viele Akten anlegen

So könnte eine sinnvolle Einteilung aussehen: Es gibt mehrere Häuser, im Haus Margot gibt es mehrere Stockwerke - und darin mehrere Einheiten.

 

Start mit der Dokumentenverwaltung - anlegen von Akten

Zuerst müssen Sie ein paar "Akten" anlegen - vergleichbar mit Aktenordnern. So ist ein Ordner "Finanzamt" zB nie verkehrt

 

 

 

Muster eines Akts:

 

Beispiele der Befehlszeile im Akt

Alle Befehle: Siehe Aktenverwaltung

Befehl
*DIST(1,7)	Distribution zu Merkmal 1 und 7
*COPY(1234,5567)	Automatische Kopien des Dokuments anlegen in den Akten 1234 und 5567
*PRIO(2/5/6,100)	Automatisch in die PRIOLISTE von Nutzer 2 und Nutzer 5 und 5 mit PRIO-100
*MAIL(test@123.de,ich@gmail.com)	Neue Dokumente in diesem Akt automatisch an EMailadressen weiterleiten (z.B. an den Steuerberater) (Absenderadresse: User fals nicht in Config AKT/DIST/MAILABSENDER/AKTID + akt.Id oder AKT/DIST/MAILABSENDER/DEFAULT eine Absenderadresse hinterlegt ist
*MOVE(1234)	Automatisch in Akt 1234 verschieben

 

Dokumente

Dokumente sind die eigentlichen "Dateien" (Blätter in einem Aktenordner) zB

• Gescannte PDF-Dokumente,
• Briefe aus der Textverarbeitung und
• E-Mails.

Jedes Dokument kann in beliebig vielen Akten abgelegt sein - meist ist es natürlich nur in einem Akt.

 

 Wie kommen Dokumente in das Aktenarchiv?

Akten kommen entweder automatisch ins Aktenarchiv (Rechnungen, Lieferscheine) oder werden gescannt oder von der EMail übernommen

 

 Scan in Kurzanleitung BBScan PRO

Die genaue Anleitung finden sie unter hier

 

 Scan in Kurzanleitung (alte Version auf Servern)

Aus Lizenz-rechtlichen Gründen sind einige Funktionen auf Server-Betriebs-Systemen eingeschränkt. Insbesondere SCANNEN und OCR Texterkennung

 

OCR Texterkennung

Automatische Zuordnungen von gescannten Dokumenten: Siehe OCR Texterkennung

 

 

Wie findet man Dokumente im Aktenarchiv?

Methode 1: Druch Clicken durch den Suchbaum

 

Methode 2: Druch Suchen des Aktenordners

 

 

Methode 3: Durch Suchen eines Texts im Dokument

 

Auswahl und Anzeige von Dokumenten

 

 

OCR Texterkennung

Siehe OCR Texterkennung

Vertragsverwaltung (Lieferanten)

Siehe Vertragsverwaltung

 Weitere interessante Konzepte in der Dokumentenverwaltung

ZIP, Stapel ind UserTMP-Verzeichnis

Es kommt oft vor daß man Dokumente für irgenetwas oder irgendjemand zusammenstellen muß.

Das USR Tmp Verzeichnis

Hier hat man die Möglichkeit schnell etwas zu speuichern was man dann zB. auf einen USB-Stick packen kann. Auch kann mann bei der Dokumentenerfassung (SCAN) auf diese Dokumente zurückgreifen

Die Funktion sorgt für eine Arbeitserleichterung weil an vielen Stellen ein Schnellzugriff möglich ist.

 ZIP Archiv

Auch hier hat man die Möglichkeit schnell etwas zu speuichern was man dann zB. auf einen USB-Stick packen kann.

Man kann mehrere ZIP-Archive anlegen (Rechte Maustaste) - aber es ist nicht so flexibel
Die Funktion sorgt für eine Arbeitserleichterung weil an vielen Stellen ein Schnellzugriff möglich ist.